Chỉnh sửa tập tin PDF trên MacBook bằng Preview

Không thể phủ nhận việc chỉnh sửa các file PDF gây ra khá nhiều khó khăn cho người dùng bởi thao tác khó và thường cần có sự hỗ trợ từ các phần mềm của bên thứ ba, điển hình như là Adobe Acrobat Reader. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Mac thì bạn sẽ không phải đau đầu tìm kiếm các phần mềm từ hãng thứ ba để chỉnh sửa các tập tin PDF, mà chỉ cần sử dụng công cụ Preview có sẵn trên hệ điều hành này. Theo dõi bài viết sau để được ShopDunk hướng dẫn chi tiết cách chỉnh sửa file PDF bằng phần mềm Preview trên MacBook nhé!
 

Giới thiệu công cụ Preview trên MacBook:

  • Bên cạnh là chức năng để xem nhanh hình ảnh, Preview còn có thể đóng vai trò là một công cụ chỉnh sửa PDF đơn giản. Bạn có thể đánh dấu, gạch dưới và gạch ngang chữ, xoay trang, thêm và xóa trang, thêm văn bản, biểu tượng hình dạng hay thêm ghi chú và nhận xét vào tập tin PDF thông qua Preview.
  • Nếu chưa cài đặt các phần mềm đọc PDF trước đó thì khi nhấn đúp một tập tin PDF, tập tin này sẽ được mở thông qua Preview. Nhưng để đảm bảo tập tin PDF sẽ được mở bằng Preview, bạn hãy nhấn chuột phải vào tập tin này và chọn Open with > Preview
  • Trong giao diện vừa xuất hiện, hãy nhấn vào biểu tượng hình bút chì nằm trong một vòng tròn Markup Toolbar button. Thao tác này sẽ hiển thị công cụ Markup với các tùy chọn như tô chọn văn bản, chọn theo hình vuông, các công cụ vẽ, ký hiệu, ghi chú…

Lưu ý: Tính năng có sẵn trên tất cả các dòng MacBook của Apple, bao gồm cả dòng Air Pro (cho tới thế hệ mới Macbook 2023 M3), bạn không cần phải cài đặt thêm bất kỳ ứng dụng nào.

Các thao tác chỉnh nội dung file PDF bằng Preview

Sau khi click vào biểu tượng Markup Toolbar button, màn hình sẽ show ra các công cụ để bạn có thể chỉnh sửa file PDF

Các công cụ có sẵn để chỉnh sửa file PDF

Công cụMô tả chức năng
Lựa chọn văn bản - Text Selection Chọn văn bản để sao chép hoặc xoá
Lựa chọn Hình chữ nhật - Rectangular Selection  Chọn một vùng để sao chép hoặc xóa
Lựa chọn phần biên tập - Redaction Selection Chọn văn bản để xóa vĩnh viễn văn bản đó khỏi chế độ xem. Bạn có thể thay đổi phần biên tập khi bạn sửa, nhưng sau khi bạn đóng tài liệu thì phần biên tập đó sẽ tồn tại vĩnh viễn. Để bảo vệ tài liệu gốc, hãy tạo một bản sao để biên tập.
Phác thảo - Sketch  

Phác thảo hình bằng một nét duy nhất.

Nếu bản vẽ của bạn được nhận dạng là một hình thông thường, thì bản vẽ sẽ được thay thế bằng hình đó; để sử dụng bản vẽ của bạn, hãy chọn mục đó từ bảng được hiển thị.

Vẽ - Draw 

Vẽ hình bằng một nét duy nhất. Nhấn ngón tay mạnh hơn trên bàn di chuột để vẽ một đường đậm hơn, dày hơn.

Công cụ này chỉ xuất hiện trên máy tính có bàn di chuột Force Touch.

Hình dạng - Shapes 

Bấm vào một hình, sau đó kéo hình đó tới nơi bạn muốn. Để định cỡ lại hình, sử dụng các điều khiển màu xanh lam. Nếu hình đó có điều khiển màu xanh lục, hãy sử dụng chúng để thay đổi hình.

Bạn có thể tô sáng và thu phóng hình dạng bằng cách sử dụng những công cụ sau:

  • Tô sáng Kéo vùng tô sáng tới nơi bạn muốn. Để định cỡ lại chữ ký, hãy sử dụng các điều khiển màu lam.

  • Thu phóng Kéo các ống kính tới nơi bạn muốn. Để tăng hoặc giảm độ thu phóng, kéo điều khiển màu xanh lục; để thay đổi kích cỡ kính lúp, kéo điều khiển màu xanh lam.

Văn bản - Text 

Nhập văn bản sau đó kéo hộp văn bản tới nơi bạn muốn.

Ký - Sign 

Nếu các chữ ký được liệt kê sẵn, bấm vào một chữ ký, sau đó kéo chữ ký đó đến vị trí bạn muốn. Để định cỡ lại chữ ký, hãy sử dụng các điều khiển màu lam.

Để tạo chữ ký mới, hãy bấm vào công cụ Ký, bấm vào Tạo chữ ký nếu được hiển thị, sau đó bấm vào cách bạn muốn tạo chữ ký của mình:

  • Sử dụng bàn di chuột: Bấm vào văn bản khi được yêu cầu, ký tên của bạn trên bàn di chuột bằng ngón tay, nhấn phím bất kỳ khi bạn đã hoàn tất, sau đó bấm vào Xong. Nếu bạn không thích kết quả, bấm Xóa, sau đó thử lại.

    Nếu bàn di chuột của bạn hỗ trợ tính năng này, nhấn ngón tay của bạn chặt hơn trên bàn di chuột để ký tên với một đường đậm hơn.

  • Sử dụng camera được tích hợp sẵn của máy tính Mac: Cầm chữ ký của bạn (trên tờ giấy trắng) hướng về phía camera sao cho chữ ký của bạn nằm ngang với dòng màu xanh lam trong cửa sổ. Khi chữ ký của bạn xuất hiện trong cửa sổ, bấm Xong. Nếu bạn không thích kết quả, bấm Xóa, sau đó thử lại.

  • Sử dụng iPhone hoặc iPad của bạn: Bấm vào Chọn thiết bị để chọn thiết bị (nếu có nhiều hơn một thiết bị). Trên thiết bị của bạn, hãy sử dụng ngón tay hoặc Apple Pencil (trên iPad) để ký tên của bạn. Nếu bạn không thích kết quả, hãy chạm vào Xóa, sau đó thử lại. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy chạm vào Xong.

Ghi chú - Note  

Nhập văn bản theo ý muốn:

  • Để thay đổi màu của ghi chú, giữ phím Control và click vào ghi chú, sau đó chọn một màu
  • Để di chuyển ghi chú đến vị trí khác, hãy kéo ghi chú đến vị trí đó.
Kiểu Hình dạng - Shape Style 

Thay đổi độ đậm và kiểu đường được sử dụng trong hình dạng cũng như thêm bóng đổ.

Màu Viền - Border Color 

Thay đổi màu của các đường được sử dụng trong hình dạng

Đổ Màu - Fill Color 

Thay đổi màu được sử dụng bên trong hình dạng.

Kiểu Văn bản - Text Style 

Thay đổi phông chữ hoặc kiểu phông chữ và màu

Chú thích - Annotate 

Chú thích mục bằng cách phác thảo hoặc vẽ trên mục đó bằng iPhone  hoặc iPad Nếu cả hai thiết bị nằm ở gần thì hãy bấm vào sau đó chọn một thiết bị. Công cụ có thể xuất hiện được tô sáng để cho biết thiết bị của bạn đã được kết nối. Để ngắt kết nối thiết bị của bạn mà không cần sử dụng thiết bị đó, hãy bấm lại vào công cụ

Xem thêm:

4 Thao tác chỉnh sửa file PDF khác trong Preview

Thao tác khoá file PDF bằng Preview trên MacBook

Bạn có thể khóa file PDF để file đó không thể sửa hay xóa được. Nếu bạn sở hữu một file PDF đã khóa, bạn vẫn có thể sửa tài liệu sau khi mở khóa tài liệu đó. Người khác có thể chỉnh sửa file chỉ sau khi tạo một bản sao của file đó.

Hướng dẫn thao tác: 

  • Mở file PDF trong Preview
  • Di chuyển con trỏ chuột đến mục tên của tài liệu trong thanh tiêu đề --> bấm vào mũi tên xuất hiện --> chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Đã khoá - Locked 

Thao tác kết hợp các file PDF bằng Preview trên MacBook

Với chức năng này, bạn có thể kết hợp một phần hoặc toàn bộ nội dung của hai hay nhiều file PDF thành 1 file PDF. 

Lưu ý: Các thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu trong mục Preview sẽ được tự động lưu. Nếu bạn muốn giữ các file PDF gốc (cùng file mới kết hợp), hãy chọn Tệp > Nhân bản (File > Duplicate) để tạo bản sao của từng file PDF trước khi kết hợp chúng.

 Kết hợp các file pdf trong preview

 

Thao tác thêm hiệu ứng cho file PDF trong Preview

Trong Preview có bộ lọc Quartz để thêm hiệu ứng hoặc thay đổi màu. Bạn có thể sử dụng bộ lọc này để chuyển đổi file PDF ban đầu thành đen và trắng,...

Hướng dẫn thao tác: 

  • Mở file PDF trong Preview

  • Chọn Tệp --> Xuất --> bấm vào menu Bộ lọc Quartz --> chọn một bộ lọc.

 Thao tác giảm kích thước file PDF trong Preview

Để thêm một trang mới từ một tập tin PDF khác vào tập tin PDF đang mở, bạn có thể kéo tập tin PDF đó từ Finder vào cột View Menu này. Cũng tại đây, bạn có thể sắp xếp lại các trang bằng cách kéo thả thumbnail được hiển thị trên cột View Menu đến vị trí mình muốn.

Để giảm kích thước của tập tin PDF, hãy nhấp vào File > Save (or Command + S), nhấn tiếp vào trình đơn thả xuống bên cạnh Quartz Filter và chọn Reduce File Size.

Trên đây là tổng hợp hướng đẫn chỉnh sửa file PDF bằng phần mềm Preview trên MacBook. Các hướng dẫn này khá đơn giản và có thể áp dụng cho cả các dòng Mac mới nhất như MacBook Air M2 13.6 hay MacBook Pro M2 chính hãng. Hãy để lại bình luận bên dưới nếu có thắc mắc nào trong quá trinh thao tác để ShopDunk có thể hỗ trợ bạn sớm nhất có thể nhé!

Để lại bình luận của bạn