Hướng dẫn sử dụng và thiết lập app File trên iOS 11

Tình huống sử dụng tốt nhất dành cho Files: quản lý các file lưu trên icloud

Nếu bạn có ý định chỉ sử dụng Files để quản lý những file đang nằm trên iPad / iPhone, có thể bạn sẽ thất vọng vì nó sẽ chỉ tương tác được với một số app nhất định. Hiện tại iPad của mình chỉ hiện folder của 3 ứng dụng Numbers, Pages và một app bên thứ ba. Nói chung là bạn phải download file về lưu vô thì chúng mới xuất hiện. Trên iPhone của mình thậm chí còn không có mục “Trên iPhone” nữa kìa và chưa có cách nào để nó hiển thị trừ việc mình phải download file thủ công về thì các thư mục mới bắt đầu lộ diện (cách download file có hướng dẫn bên dưới).

Sức mạnh của Files sẽ chỉ phát huy khi bạn dùng nó kết hợp với các dịch vụ lưu trữ đám mây như iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive. Sau khi liên kết tài khoản của bạn vào Files, dù bạn đang dùng dịch vụ của hãng nào thì chúng đều xuất hiện như nhau, cách sử dụng cũng y hệt nhau. Thậm chí bạn còn có thể copy file giữa các dịch vụ với nhau nữa. Bạn có thể xem Files như là một app trung gian quản lý hết mọi dịch vụ cloud của bạn vậy.

Ghi chú: tính tới thời điểm viết bài này OneDrive vẫn chưa tương thích hoàn toàn với app Files của iOS 11 nên bạn sẽ thấy nó hiển thị hơi lạ và không có đầy đủ chức năng. Dropbox, Google Drive, Box, iCloud Drive thì đã hỗ trợ ngon lành. Đảm bảo bạn đã update lên bản mới nhất của những app này nhé.

Cách liên kết tài khoản cloud với Files

Để dùng được app Files với các dịch vụ cloud, bạn buộc phải cài app của các dịch vụ này vào iPad, iPhone của mình. Ví dụ xài Dropbox thì cài app Dropbox, xài Google thì cài app Google Drive vô, tiến hành đăng nhập đầy đủ xong xuôi đâu đó rồi mới quay lại Files. Sau đó, ấn vào nút “Sửa”, những dịch vụ điện toán đám mây nào đã được cài sẽ xuất hiện tại đây. Gạt thanh gạt màu xanh để chúng hiện ra trong menu chính là xong.

Những thao tác với file

Duyệt file của iOS 11 rất đơn giản, bạn chọn folder bạn muốn xem, bạn đi vào tới khi nào bạn chạm được tới file bạn mong muốn thì ấn vào nó để mở file. Cách sử dụng này y hệt như trên máy tính dù bạn đang xài macOS, Windows hay Linux. Những chức năng khác bạn có thể xem hình bên dưới, mình nói nhiều đọc mệt mà không trực quan

Để copy, duplicate (nhân đôi file / folder), đổi tên, di chuyển, xóa, đánh dấu ưa thích hoặc copy link dẫn đến file, nhấn giữ vào file / folder bạn muốn. Riêng thao tác copy và di chuyển file từ thư mục này sang thư mục khác, bạn có thể chọn một lúc nhiều file rồi kéo thả chúng vào folder mong muốn.

Sau khi đã copy, nếu muốn dán file xuống, bạn cũng nhấn giữ vào khoảng trống trên màn hình rồi chọn Paste / Dán. Lưu ý rằng tính năng này hoạt động với tất cả mọi dịch vụ mà bạn có liên kết vào Files, bạn cũng có thể copy file từ Dropbox rồi dán sang Google Drive, hoặc copy file từ iCloud Drive rồi dán xuống Google Drive chẳng hạn.

Nếu bạn cần lưu một số file offline xuống iPad, iPhone để dùng khi không có mạng, nhấn vào biểu tượng download như đánh dấu trong hình trên. Tính năng này tiện khi bạn cần thao tác với tài liệu trong các chuyến bay hay khi bạn chuẩn bị có bài thuyết trình và muốn đảm bảo file đã nằm sẵn trong máy để tránh rủi ro mạng cùi không download được.

App Files còn hỗ trợ đánh tag màu, ví dụ những file làm việc thì đánh dấu màu đỏ, file cá nhân thì đánh dấu màu xanh, hoặc file nào quan trọng nhất thì đánh dấu đỏ chẳng hạn. Tuy nhiên chức năng này chỉ hoạt động với iCloud Drive mà thôi. Để đánh dấu màu cho file / folder, kéo thả file / folder đó vào màu tương ứng.

Cách mở file trong ứng dụng khác hoặc gửi email file đang chọn

Giả sử dụng bạn có một file Excel và cần mở nó ra để chỉnh sửa trong Microsoft Office thì bạn phải làm thế nào? Chạm vào file mong muốn, ấn vô biểu tượng mũi tên ở góc màn hình rồi lựa app tương ứng để mở file. Tương tự cho các file Word, PowerPoint, biểu đồ MindNode, gửi file qua Messenger, Skype, Telegram hay bất kì app bên thứ ba nào cho phép đọc, mở định dạng file của bạn. Cách này cũng áp dụng khi bạn muốn email file cho người khác.

Có một hạn chế của iOS 11: lấy ngay ví dụ bên trên, file của mình sau khi chỉnh sửa trong Excel xong sẽ phải lưu thủ công lại vào Dropbox bằng giao diện của Excel ít nhất một lần, trong khi trên máy tính bạn ấn save một cái là Dropbox tự đồng bộ luôn. Hiện mình chưa có cách giải quyết cho vụ này, anh em nào biết thì giúp mình nhé.

Mở file từ ứng dụng khác

Như ở trên mình có nói, app Files này không chỉ là nơi để bạn quản lý tập tin mà nó còn là cánh cổng để các ứng dụng khác truy cập những file đám mây của bạn.

Để download hay lưu file từ trình duyệt hoặc app thứ ba vào Files: ở bất kì chỗ nào có dấu mũi tên như hình bên dưới, bạn có thể chọn app Files để lưu tập tin vào một tài khoản đám mây hay lưu vào bộ nhớ trong của iPhone, iPad. Bạn có thể thử nghiệm chức năng này bằng cách vào Safari > nhấn dấu mũi tên chia sẻ > Tạo PDF > nhấn dấu mũi tên thêm lần nữa > lưu vào Files.

Để upload file lên trình duyệt hay các ứng dụng bên thứ ba: cái này cần sự hỗ trợ của app bên thứ ba đó. Ví dụ, bạn có thể lấy hình trên Dropbox rồi post lên mà không cần phải lưu tấm ảnh đó vào bộ nhớ trong theo cách thủ công mà chúng ta thường làm.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng và thiết lập app Files trên iOS 11 mà chúng tôi muốn chia sẻ tới các bạn. Chúc các bạn thành công.

Mọi vấn đề cần được hỗ trợ và giải đáp, bạn có thể liên hệ ngay với ShopDunk qua Hotline: 1900.6626 để được tư vấn nhanh nhất.